Un cronograma de trabajo es un documento que te ayuda a planificar y organizar el tiempo de trabajo de tu equipo. Un horario de trabajo ideal refleja las fortalezas de tu equipo, permite que cada miembro del equipo sea lo más productivo posible y brinda claridad sobre quién está disponible para responder a las solicitudes. Las instrucciones de los expertos de Kairos nos van a servir ahora para obtener más información sobre los diferentes tipos de horarios de trabajo y cómo crear el plan ideal para tu equipo.
Cada proyecto depende de tu equipo. Su trabajo (y su tiempo) es fundamental para lograr los objetivos del proyecto e impulsar el crecimiento de la empresa. Y cuando gestionas el tiempo de tu equipo de forma eficaz, le brindas a cada miembro del equipo la oportunidad de lograr los mejores resultados laborales posibles.
Aquí es donde entran en juego los horarios de trabajo. Un plan de trabajo ideal aprovecha al máximo toda la gama de habilidades de tu equipo y garantiza que tu proyecto o empresa tenga los recursos que necesita para tener éxito.
¿Qué es un plan de trabajo?
Un cronograma de trabajo rastrea los días y horas que tu equipo pasa trabajando. Con un plan como este, los miembros de tu equipo siempre saben quién está disponible y quién está ocupado y cuándo. Por tanto, es muy importante para la preparación del trabajo.
Existen muchos tipos diferentes de planes de trabajo, según lo que es importante para tu equipo, tu proyecto y objetivos comerciales, y la cultura empresarial específica. Aquí están algunos ejemplos:
Los equipos de desarrollo web pueden utilizar un horario de tiempo completo más flexible en el que pueden establecer tus propios horarios de trabajo.
Los equipos de servicio al cliente pueden trabajar en turnos rotativos para brindar soporte las 24 horas, los 7 días de la semana.
Antes de realizar cualquier cambio en tu horario de trabajo, siempre debes consultar primero con tus departamentos internos legales y de recursos humanos para conocer las regulaciones y requisitos legales regionales y nacionales.
¿Qué tipos de planes de trabajo existen?
En esta sección veremos diferentes tipos de horarios de trabajo entre los que podrás elegir el que mejor se adapte a tu equipo.
1. Horarios de trabajo simples
Los horarios de trabajo simples sólo se diferencian entre sí por el número de horas de trabajo. En general, los miembros de tu equipo trabajan la misma cantidad de horas cada semana. Sin embargo, siempre puedes personalizar los horarios semanales de tiempo completo o parcial para brindar flexibilidad adicional o satisfacer necesidades comerciales específicas.
2. Horario de trabajo a tiempo completo
Los horarios de tiempo completo suelen incluir aproximadamente 40 horas de trabajo por semana, de lunes a viernes. Sin embargo, el término «tiempo completo» se define de manera diferente según el país. Ejemplo: países como Islandia, Escocia y Bélgica ya han adoptado la semana laboral de cuatro días.
3. Horario de trabajo a tiempo parcial
Los horarios de trabajo a tiempo parcial, como su nombre indica, implican menos horas de trabajo que los horarios de trabajo a tiempo completo y ofrecen más flexibilidad. Ejemplo: un empleado a tiempo parcial podría trabajar 25 horas por semana o solo dos horas por semana.
4. Horarios de trabajo flexibles
Los horarios de trabajo flexibles son particularmente comunes entre los equipos que trabajan de forma remota. Los horarios de trabajo flexibles permiten a los miembros del equipo trabajar cuando son más productivos y ajustar sus horas de trabajo para adaptarlas a sus horarios personales. Esto puede mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal y optimizar el flujo de trabajo. También brindan un tiempo de concentración importante para las personas que trabajan mejor por la mañana o por la noche.
5. Horas de trabajo comprimidas
Un horario comprimido permite a los miembros del equipo distribuir su tiempo de trabajo en menos días. Ejemplo: podría trabajar diez horas cuatro días a la semana en lugar de ocho horas cinco días a la semana.
6. Horarios de trabajo para autónomos
Los autónomos no son empleados, sino contratistas y, por lo general, pueden trabajar en un horario que se adapte a sus propias necesidades. A menudo, a los autónomos se les paga en función de la finalización de un proyecto y no del número de horas que trabajan. Ejemplo: un autor podría trabajar en proyectos externos de 7 a. m. a 11 a. m. y escribir su propio libro por la tarde.
7. Horarios de trabajo híbridos
Un horario de trabajo híbrido es cuando los equipos trabajan en la oficina y trabajan de forma remota. Este plan permite a los miembros del equipo la flexibilidad de trabajar de forma remota combinada con los beneficios de la colaboración en el sitio. Ejemplo: un pequeño equipo de desarrollo de marca se reúne en la oficina todos los miércoles y trabaja desde casa el resto de la semana.
8. Horarios de turnos
Los horarios de turnos ofrecen un enfoque más estructurado. Los utilizan con mayor frecuencia equipos con horarios de trabajo poco convencionales, como por ejemplo, un equipo de atención al cliente que brinda soporte 24 horas al día, 7 días a la semana, o un equipo de cocina que tiene que preparar comidas en las primeras horas de la mañana.
9. Horarios de turnos rotativos
Este tipo de horario de turnos permite a las empresas mantener operaciones las 24 horas del día, con los empleados trabajando en turnos rotativos. Ejemplo: algunos miembros del equipo pueden trabajar durante el día mientras que otros hacen turnos de mañana o de noche.
10. Horarios de turnos compartidos
Con este tipo de horario de trabajo, el turno de un empleado se divide en dos partes. Ejemplo: un miembro del equipo puede comenzar un turno por la mañana, registrar su salida y comenzar otro turno por la noche.
11. Servicio de guardia
Cuando un empleado está de guardia, está disponible cuando sea necesario. Como regla general, estos empleados siguen trabajando en su turno normal, pero luego permanecen de guardia. Los turnos de guardia generalmente rotan entre los miembros del equipo en ciertos días de la semana, por lo que no es necesario que una persona esté de guardia todo el tiempo. Ejemplo: Un empleado trabaja de 9 a. m. a 5 p. m. y tan pronto como sale del trabajo, está en espera en caso de que falte personal en un turno o ocurra una emergencia.
Lo siguiente se aplica a todos los planes: discute siempre con tus equipos internos lo que es posible en función de los contratos laborales y las regulaciones legales. También es recomendable comunicar siempre con antelación los cambios en el horario de trabajo al equipo. Esto incluso lo exige la ley.
¿Cómo creo un plan de trabajo?
Aquí hay ocho pasos que le ayudarán a crear un plan que ayudará a tu equipo a tener éxito.
1. Identificar requisitos y recursos
Antes de comenzar a planificar, debes determinar el alcance del trabajo del que será responsable tu equipo y los recursos que tiene disponibles. Esto te permite planificar el tiempo de tu equipo para que los objetivos del proyecto sean realistas y alcanzables.
Si tu equipo está formado por empleados, determina cuántas personas hay en tu equipo, cuántas horas trabajan normalmente y a cuántos días de vacaciones tienen derecho los empleados. Si dependes de contratistas o miembros del equipo que trabajan por horas, revisa el presupuesto de tu proyecto para determinar si tus recursos financieros coinciden con las horas semanales planificadas de los empleados o contratistas.
2. Determinar el horario de trabajo del equipo
Dependiendo de las necesidades de tu empresa o proyecto, es posible que los miembros de tu equipo deban estar disponibles en momentos específicos. Aquí hay algunas preguntas que debes hacerte para determinar qué tipo de horario de trabajo tiene más sentido para tu equipo. Por eso es muy importante para la planificación de personal:
¿Tu equipo trabaja en una única zona horaria durante el horario comercial o los miembros del equipo trabajan en diferentes zonas horarias? En este último caso, es posible que debas programar reuniones virtuales en horarios específicos para adaptarte a las diferencias horarias. Por ejemplo, algunos miembros del equipo deben estar en línea a las 8 a. m., hora del Pacífico, para comunicarse con colegas en Europa.
¿Necesitas servicio de guardia fuera del horario comercial habitual? Por ejemplo, un equipo de desarrolladores de software podría designar a una persona para que esté de guardia en caso de que el sitio web o el servidor de la empresa falle.
¿Tu equipo trabaja fuera del horario comercial habitual? Por ejemplo, un equipo que brinda atención al cliente las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puedes utilizar un horario de turnos rotativos para brindar un servicio al cliente continuo.
¿Qué carga de trabajo esperas en diferentes momentos del día, año o mes? Por ejemplo, una empresa B2B podría reducir las ventas durante las vacaciones, mientras que un negocio de restaurantes podría estar ocupado durante las horas pico todos los días.
¿Tu equipo necesita reunirse en persona o puede trabajar de forma asincrónica? Y si debéis reuniros en persona, ¿cuáles son los horarios ideales para un encuentro? Si eliges un horario de trabajo más flexible, estas preguntas pueden ayudarte a determinar las horas principales de tu equipo.
3. Establecer requisitos para cada turno
Ahora que has determinado cuándo debería estar disponible tu equipo, es momento de pensar en las necesidades de personal para cada turno. Esto te permite lograr un equilibrio ideal entre liderazgo y experiencia todos los días.
Para hacer esto, hazte las siguientes preguntas:
¿Pueden los miembros del equipo trabajar de forma independiente o sería útil tener a alguien en una posición de liderazgo para supervisar o responder preguntas? Por ejemplo, un equipo de enfermeras siempre debe tener acceso a un médico de turno en caso de emergencia.
¿Qué tipo de experiencia se necesita? Por ejemplo, entre las 9 de la mañana y las 5 de la tarde, un equipo de operaciones puede necesitar empleados con diferentes conocimientos, como una recepcionista, un gerente de oficina y un especialista en TI.
¿Los miembros del equipo con experiencia específica deberían estar disponibles en diferentes momentos? Esto se aplica, por ejemplo, a un equipo de ventas que trabaja con clientes en diferentes regiones del mundo. Un administrador de cuentas puede estar en línea temprano en la mañana para reunirse con clientes en Asia, mientras que otro trabaja por las tardes para coordinar con equipos en América.
4. Conoce al equipo
Para que tu horario de trabajo sea lo más eficaz posible, es importante ir más allá de simplemente preguntar la disponibilidad de cada empleado.
Pregunta a cada miembro del equipo cuándo les gusta trabajar más y cuándo son más productivos, como por ejemplo: temprano por la mañana o por la noche. De esta manera, puedes asegurarte de que todos estén trabajando a su máximo potencial y evitar programar reuniones de equipo en momentos en que los miembros del equipo preferirían estar trabajando.
5. Crea un plan
Ahora que has aclarado las necesidades y preferencias del equipo, puedes empezar a crear el plan de trabajo para tu equipo. El formato y el nivel de detalle que incluyas depende del tipo de horario de trabajo que hayas elegido, por ejemplo, si estás planificando turnos rotativos o un horario estándar de 9 de la mañana a 5 de la tarde.
Sin embargo, aquí hay algunos componentes clave a considerar en todos los planes de trabajo:
- Nombre de cada miembro del equipo.
- Días y horarios en los que deberían funcionar.
- Tipo de trabajo del que es responsable cada persona.
- Lugar de trabajo (por ejemplo en la oficina o en casa).
Una vez que hayas creado tu plan de trabajo inicial, debes discutir con tus departamentos legal y de recursos humanos qué pasos son necesarios para garantizar que tu plan de trabajo cumpla con todas las regulaciones.
6. Planifica los cambios
La vida sigue su curso: la gente se enferma, tiene emergencias familiares y se toma sus merecidas vacaciones. Por lo tanto, es importante integrar proactivamente los eventos inesperados en su plan de trabajo.
Considera los siguientes puntos al crear el plan de trabajo de tu equipo:
- Días de enfermedad o bajas: determine qué sucede si alguien necesita un día libre de último momento. Es posible que necesites encontrar un reemplazo o designar a alguien para que se encargue de las solicitudes urgentes. O puedes permitir que los miembros del equipo intercambien turnos entre sí si es necesario.
- Días de vacaciones: crea pautas claras para solicitar días de vacaciones. Considera cuánto tiempo deben tomarse para solicitar vacaciones; por ejemplo, necesitas avisar con anticipación si alguien va a estar fuera por una semana o más. Los días individuales también se pueden compensar con poca antelación.
- Planificación de sustituciones: documenta la disponibilidad de sustituciones en tu equipo con antelación y designa segundos puntos de contacto para necesidades específicas del negocio o del proyecto. De esta manera tienes una referencia si necesitas cubrir turnos abiertos por vacaciones o días de enfermedad. Puedes proporcionar personal continuo en un plan de continuidad del negocio para todos los involucrados.
7. Comparte el plan
Para que un plan de trabajo sea eficaz, debe ser accesible para todos los miembros de su equipo. Compartir el plan de trabajo de tu equipo proporciona la claridad necesaria para ayudar a los miembros del equipo a trabajar juntos de manera eficiente. Esto significa que todos saben quién está disponible para responder consultas en cada momento y los empleados que no tienen horario de trabajo pueden disfrutar de su tiempo libre sin ser molestados.
Existen numerosas herramientas que puede utilizar para crear y compartir su plan de trabajo, desde simples plantillas de Excel hasta software de gestión de proyectos más sólido.
8. Recibe comentarios
Tu primer plan de trabajo no tiene por qué ser perfecto. De hecho, necesitarás adaptarlo y mejorarlo continuamente para tu equipo, y ahí es donde es particularmente importante obtener comentarios.
Obtén información periódica de tu equipo, por ejemplo mensual o trimestralmente. Esto te permite personalizar aún más el horario de trabajo de tu equipo para que cada miembro del equipo pueda alcanzar su máximo potencial.
