Todo el mundo sabe que la custodia de documentos es de esos servicios de gran utilidad para los que quieren estar seguros de que hay medidas para la protección de la información, por lo que no es muy raro que muchos profesionales terminen delegando el trato de la documentación de importancia en los expertos.
La importancia de cuidar los documentos
Si somos profesionales de la medicina y contamos con una consulta privada, en la base de datos vamos a tener información de gran valor en cuanto a los pacientes que vamos a tratar. Como no podemos saber de pe a pa la clase de tratamiento utilizado en cada uno de los pacientes que tratemos en la consulta, es bueno crear un historial del paciente, para poder ir haciendo consultas cuando se necesite.
Cuando por algún motivo la base se inunde, ese día no se puede realizar el tratamiento a los enfermos, ya que no vamos a saber el resultado de los exámenes ni los medicamentos que podemos recetarles ni revisar si existe o no un avance en su estado de salud.
Todo esto es un claro ejemplo de que, como nos dicen los profesionales de gitdoc.es. hay que elegir un sistema para la custodia y de alguien que tenga experiencia a la hora de custodiar documentos.
Si por ejemplo la clínica donde por poner un ejemplo trabajásemos, tuviese contratado un servicio profesional así, los historiales clínicas estarían en un sitio con las condiciones necesarias para que estuviesen protegidos, o se hubiese optado por digitalizar la documentación, teniendo esta una copa de seguridad en un servidor que tuviese el acceso restringido y de utilización exclusiva por parte de los doctores, con las características de seguridad al día.
Las empresas de gestión de documentos y especializadas, suelen nacer con un solo propósito, la del prestar un servicio de cuidado, tratamiento, gestión y administración de los documentos de otra empresa. Esa es la mejor vía para realizar bien su trabajo.
Hay muchas otras empresas nacidas de resultados de procesos en los que se producen licitaciones, por lo que no tienen verdadera experiencia para el custodio y manejo de los documentos del cliente. No llegan a profundizar en el buen manejo de la información, custodia o almacenamiento.
No se tiene con parámetros profesionales y logísticos para el poder desempeñar el papel de consejero a nivel estratégico.
Debemos tener en mente todo esto de forma muy especial y considerarlo como es debido, pues es de gran importancia.
El personal especialista
Cuando no es un consultorio a nivel privado, sino un hospital público, lo que hacen los organismos públicos es estar obligados a la apertura de procesos para licitar de manera pública para la contratación de bienes o de servicios.
Por lo tanto, el hospital debería abrir un proceso licitador de cara a poder encontrar empresas que puedan prestar servicios para reguardar y preservar los documentos.
Para la prestación de estos servicios es necesario personal con la debida calificación. Deberán ser expertos en lo digital y físico. Estas empresas expertas lo que hacen es garantizar esta clase de profesionales, pero en las empresas licitadoras no suelen ser siempre este caso, pues en ocasiones son empresas que no tienen mucha experiencia y que solo buscan sacar provecho del proceso licitador.
La burocracia
Es un hecho que en las naciones se cuenta con sus propias normas y que dentro de cada país hay otras divisiones cada uno con su normativa. Esto podemos extenderlo incluso a nivel de municipio en cada caso en concreto, algo con lo que hay que contar.
Tengamos claro que este tipo de licitaciones, antes o después, siempre tienen que ver como la burocracia termina siendo la gran protagonista. Hacerse a la idea de esto, ya es un punto a nuestro favor que hay que considerar y valorar como se merece.
Los procesos licitadores deberán estar de acuerdo a la ley que les rige, algo que a veces hace que el proceso a la hora de contratar sea costoso y lleno de ineficiencias.
La experiencia dicen que es mejor tener la colaboración de los expertos en todo servicio que vayamos a necesitar, algo que será aplicable a cada fase de nuestra vida, puesto que si tenemos algún problema estomacal, lo normal es ir al gastroenterólogo, si hay problemas con los empleados de la empresa, iremos a un abogado, etc.
Esperamos que después de todo lo que te he hemos comentado te haya quedado meridanamente claro todo lo que debes hacer en el caso de buscar una empresa de custodia de documentos.
